Programa Interno de Conservación, Bloqueo y Eliminación
Versión: 2.0 Fecha: 1 de agosto de 2026 Uso: Interno
Reglas obligatorias
- El plazo se cuenta desde el evento indicado, no desde la recopilación, salvo que la tabla lo establezca.
- Al terminar el uso activo, los datos se eliminan o anonimizan. Solo se bloquean cuando exista una obligación legal o una reclamación real o razonablemente previsible.
- Los datos bloqueados quedan fuera del uso ordinario, con acceso restringido y trazabilidad, y solo pueden utilizarse para la causa que justificó el bloqueo.
- Una obligación legal prevalece sobre el plazo operativo y debe registrarse con la norma, artículo, responsable y fecha de vencimiento.
- No se aplicarán plazos indefinidos ni expresiones como “mientras sean útiles”.
Matriz vigente
| Categoría | Uso activo | Evento de cierre | Regla posterior | Método | Responsable |
|---|---|---|---|---|---|
| Cuenta y perfil | Mientras la cuenta esté activa | Cierre verificado | Eliminación en 30 días; bloquear solo evidencias sujetas a obligación o reclamación | Borrado o anonimización | Titular del negocio |
| Facturación y comprobantes | Durante la relación y gestión tributaria | Emisión/cierre fiscal | Bloqueo por el plazo exacto exigido por la norma tributaria registrada; eliminar al vencer | Borrado seguro | Titular del negocio/contabilidad |
| Contratos y aceptación | Durante la relación | Terminación | Bloqueo durante el plazo de prescripción aplicable documentado; eliminar al vencer | Borrado seguro | Titular del negocio |
| Datos de salud sin incidente | Preparación y ejecución de la actividad | Cierre de actividad | Eliminar o anonimizar dentro de 30 días | Borrado reforzado | Coordinador de expedición |
| Datos de salud con incidente | Gestión de emergencia y reclamación | Cierre del incidente | Conservar bloqueados solo durante la obligación o prescripción documentada | Borrado reforzado | Titular del negocio |
| Imagen promocional | Hasta revocación o fin de campaña | Revocación/fin | Retirar de publicaciones controladas sin dilación; borrar originales activos en 30 días y respaldos en su ciclo | Borrado y despublicación | Comunicaciones |
| Marketing | Hasta revocación | Revocación | Cese inmediato; conservar solo identificador mínimo en lista de supresión | Supresión/bloqueo | Comunicaciones |
| Soporte | Durante el caso | Cierre del ticket | Eliminar o anonimizar a los 24 meses, salvo obligación o reclamación documentada | Borrado o anonimización | Soporte |
| Logs de seguridad | Detección e investigación | Generación | Rotación a los 12 meses; ampliar solo por incidente documentado | Rotación segura | Responsable técnico |
| Cookies | Según inventario publicado | Instalación | Expiración exacta del inventario y retirada al revocar cuando sea técnicamente posible | Expiración/borrado | Responsable técnico |
| Solicitudes de derechos | Tramitación | Cierre del caso | Bloquear evidencia durante el plazo de reclamación aplicable; eliminar después | Borrado seguro | Titular del negocio |
| Incidentes de seguridad | Investigación y respuesta | Cierre | Bloquear evidencia durante obligación o prescripción documentada | Borrado seguro | Coordinador del incidente |
Registro de obligación o excepción
Toda conservación superior a la regla operativa requiere: categoría, datos mínimos, fundamento normativo o reclamación, fecha inicial, fecha de vencimiento, accesos autorizados y aprobación del titular del negocio.
Ejecución y evidencia
- Revisión trimestral de vencimientos en bases activas, archivos, correo, dispositivos, proveedores y respaldos.
- Orden de eliminación a cada encargado y confirmación documentada.
- Registro de fecha, alcance, método, responsable, excepciones y resultado de cada lote, sin conservar el contenido eliminado.
- Muestreo anual para comprobar que los datos no siguen disponibles en búsquedas, exportaciones ni accesos ordinarios.